5 dicas para organizar seus documentos de maneira eficiente

Ao longo tempo, as empresas acabam acumulando inúmeros documentos. Como a maioria não possui um bom método para organização de documentos, muita coisa acaba se perdendo em gavetas, pastas ou indo para o lixo na hora da faxina.

Por isso, antes de se desesperar por ter jogado fora aquela certidão importantíssima que seu chefe estava cobrando, ou pagar pela segunda via daquele documento que você tinha certeza ter em casa, é preciso aprender a separar o “joio do trigo”.

Para facilitar essa tarefa, que nem sempre é fácil, separamos 5 dicas que vão acrescentar muita funcionalidade a seu dia a dia e vão tornar a tarefa de iniciar a organização de documentos muito mais simples e rápida.

1.Separe seus documentos em pastas

Uma boa alternativa para começar a organização de documentos é separar seus documentos em pastas, de preferência com cores diferentes e devidamente nomeadas, com etiquetas indicando os tipos de documentos guardados nestes locais.

Para tornar essa organização de documentos em pastas mais simples, você pode reservar uma pasta para históricos e receitas médicas, outra para arquivos escolares e outra para contas de consumo.

Já para incluir as etiquetas, escolha sempre palavras ou frases que façam sentido, assim você conseguirá identificar mais rapidamente a pasta onde está o documento que busca, evitando a perda de tempo com uma verdadeira “caça ao tesouro”.

2.Prepare um lugar específico para seus documentos

Quando começar a catalogar seus documentos, uma boa saída para manter tudo em ordem é possuir um móvel para organização. Arquivos feitos em aço ou pequenas estantes com suportes para caixas podem servir para deixar tudo o que você realmente precisa sempre à mão.

Aliás, na hora de utilizar esses móveis para organização, seja ele um arquivo, uma estante ou até mesmo uma cômoda com gavetas, é importante que os documentos arquivados ali sigam uma ordem.

Por isso, para facilitar na hora de começar a organização de documentos, é fundamental também que você crie uma ordem para catalogar esses papéis, o que abordaremos melhor no tópico abaixo.

3.Crie um método para organizar seus documentos

Quando se tem um espaço muito grande para armazenar papéis, como um arquivo, caixas ou gavetas, é normal que tudo o que deveria ser muito bem organizado e catalogado acabe se transformando em um verdadeiro caos, com papéis jogados por todos os lados.

Por isso, na hora de começar a organização de documentos, é muito importante desenvolver um método para separar esses papéis, mantendo a ordem e garantindo que nada se perca.

Nessa hora, um bom método é colocar os documentos mais importantes nas primeiras gavetas ou espaços para arquivos, sempre devidamente etiquetados. Desta forma, quando você realmente precisar destas certidões não precisará revirar tudo até encontrá-las.

Nas primeiras posições devem ficar, ainda, aqueles documentos que você consulta sempre, como carteiras de vacinação das crianças pequenas, históricos médicos ou listas de remédios que precisa apresentar em consultas.

4.Separe os papéis por grau de importância

Se você costuma lidar com muitos documentos todos os dias, seja em casa ou no trabalho, e acaba perdendo alguma coisa realmente importante, outro método interessante na hora de começar a organização de documentos é separá-los por importância.

Em uma gaveta, por exemplo, crie divisões onde irá armazenar aqueles documentos que precisam ser lidos ou estejam relacionados a eventos que precisam ser resolvidos com urgência, os que podem esperar e aqueles que a leitura pode ficar para um momento de mais tranquilidade.

Habitue-se a sempre dividir os documentos, cartas e certidões nestas categorias sempre que as receber, assim você estabelecerá um método de organização e, quando menos perceber já estará catalogando automaticamente todos os seus documentos.

5.Elimine tudo o que não for mais necessário

Na hora de trabalhar a organização de documentos, um hábito que deve fazer parte do método de seleção é saber quando será preciso eliminar alguma coisa.

Por exemplo, muitos de nós temos o costume de guardar contas pagas por muito tempo. Mas, você sabia que é necessário ter esses recibos por apenas cinco anos? Depois desse período, recibos pagos se tornam desnecessários.

Então, para organizar seus documentos é importante jogar fora tudo aquilo que seja desnecessário. Lições, trabalhos antigos ou provas da época da escola podem ter valor sentimental, mas não precisam ocupar espaços em seu armário, não é mesmo?

Com esses cuidados, você verá como organizar seus documentos é simples e rápido.